Menangani Masalah Manajemen UKM

Seringkali, perusahaan kecil menengah di Indonesia merasakan kesulitan dalam memenuhi kebutuhan modal kerja. Dimana – mana setiap pengusaha membutuhkan yang namanya DUIT!! Bahkan sambil menyalahkan pemerintah, agar membantu dalam permasalahan dana itu.

Tapi, hal ini sangat bertolak belakang dengan data – data investor bagi UKM, baik oleh pemodal ventura maupun dari lembaga bantuan yang ada di Indonesia. Mereka belakangan ini dengan gencar, meluncurkan bantuan berupa dana segar.
Secara umum perusahaan kecil menengah di Indonesia saat ini memiliki kelemahan – kelemahan pada hal – hal berikut sehingga menimbulkan permasalahan dalam mengembangkan usahanya :

1. Penerapan sistem manajemen perusahaan yang kurang baik
2. Kurangnya dalam membaca peluang pasar
3. Penerapan strategi pemasaran yang kurang efektif
4. Kurangnya modal kerja untuk menunjang strategi perusahaan
5. Sistem produksi yang masih belum memenuhi standar

Sudah merupakan hal yang wajar jika dalam menjalankan usaha, kita sering dihadapkan pada berbagai permasalahan – permasalahan. Namun kita harus melihat inti dari permasalahan tersebut, apakah masalah tersebut terdapat di faktor internal (sistem dan strategi) ataukah di faktor eksternal (Pasar).

Secara teori, keseimbangan antara faktor internal dan faktor eksternal haruslah terjaga agar perusahaan dapat lebih berkembang. Walaupun sistem dan strategi perusahaan itu sangat baik, namun jika tidak didukung dengan pembacaan peluang pasar dan prilaku konsumen maka perusahaan tidak akan dapat menjaga pasarnya. Begitu pula sebaliknya, jika hanya mengetahui peluang pasar saja namun tidak didukung dengan sistem dan strategi perusahaan yang baik, maka perusahaan akan semakin ditinggalkan oleh pasar. Apalagi, jika kedua – duanya tidak mendukung. Kemungkinan bangkrut sudah pasti akan menghampiri…

Untuk itu, mari kita telaah faktor – faktor tersebut dari berbagai pengalaman dan pengetahuan, agar dapat dijadikan referensi dan evaluasi pada perusahaan milik kita sendiri.

FAKTOR INTERNAL
Sistem Manajemen

Sistem manajemen perusahaan yang kurang baik, ibarat sebuah negara tanpa adanya peraturan – peraturan yang jelas. Hasilnya… sudah pasti dapat dibayangkan. Rakyat akan semakin bertindak semena – mena, yang berkuasa akan menang, rakyat miskin akan ditindas, kehancuran dan permasalahan datang silih berganti.

Sistem manajemen berfungsi untuk memandu semua bagian agar mencapai apa yang diharapkan perusahaan kedepan. Panduan inilah yang menjadikan sebuah dasar dalam pelaksanaan operasional perusahaan, agar proses perencanaan, pelaksanaan dilapangan, evaluasi dan pelaporan dapat dijalankan dengan baik.

Bedanya pengusaha dan pekerja terletak pada penciptaan sebuah sistem. Pekerja dengan mudah menjalankan tugasnya karena sudah tercipta sistem kerja yang baik. Sedangkan tugasnya pengusaha adalah menciptakan sebuah sistem agar dapat dilaksanakan oleh pekerja. Proses penciptaan inilah yang menjadikan pembeda antara pengusaha dan pekerja.

Dalam sebuah manejemen perusahaan, pada umumnya terbagi dalam 5 bagian. Bagian – bagian tersebut antara lain: Keuangan (penganggaran, laporan, pembelian, dll), Produksi (cara pengerjaan, Quality Control, Pengepakan, Pemilihan bahan baku, dll ), Pemasaran ( Penerapan dalam strategi pemasaran, sistem kontroling, laporan penjualan, dll ), Operasional ( Peraturan Perusahaan, Budaya Kerja, Jam Kerja, dll) dan SDM ( sistem recruetmen, penggajian dan tunjangan, dll)
Seorang pengusaha harus dan wajib memahami dengan baik pada bagian – bagian tersebut. Kita tidak harus ahli dalam semua bagian tersebut, tetapi harus mengerti apa dan bagaimana cara kerja dari bagian tersebut. Pelaksanaan dari setiap bagian, dapat kita kerjakan sendiri atau dikerjakan orang lain ( merekrut pegawai atau melalui jasa ).

Strategi Perusahaan

Yang termasuk dalam strategi perusahaan adalah cara – cara perusahaan dalam mengembangkan pasar yang menjadi target. Pada umumnya strategi lebih banyak didominasi oleh strategi pemasaran. Jadi bagaimana cara memasarkan produk – produk perusahaan kepada konsumen. Pemasaran dapat berarti menjaga konsumen untuk melakukan pembelian, atau menjaga image produk perusahaan agar tetap menjadi pilihan konsumen.

Banyak sekali cara – cara dalam memasarkan sebuah produk. Namun pada intinya, dalam melakukan pemasaran kita harus memperhatikan hal – hal berikut :
a. Brand / Image produk
b. Segmentasi pasar
c. Positioning
d. Diferensiasi
e. Targeting
f. Marketing Mix ( Produk, Promosi, Distribusi, Harga, dan Kemasan )

Dana untuk mendukung strategi pemasaran sangat dibutuhkan, namun bukan berarti kita hanya mengandalkan dana untuk melaksanakan strategi pemasaran. Ada banyak hal – hal yang dapat dilakukan jika anggaran untuk pemasaran sangat terbatas. Ada pepatah mengatakan “ tidak ada rotan, akar pun jadi “. Begitu juga dengan pemasaran, tidak ada kata yang tidak mungkin. Untuk itu diperlukan pemikiran yang mendalam dan kerja keras yang lebih dibandingkan perusahaan yang memiliki dana lebih.

Mungkin ada sudah mengetahui, bagaimana para pejuang – pejuang Indonesia dulu dalam menghadapi penjajah yang bersenjatakan lengkap. Modal mereka hanyalah semangat juang yang tinggi, senjata tradisional, dan mereka mengerti bagaimana kondisi daerahnya.

Satu hal yang harus kita perhatikan, uang bukanlah segala – galanya. Uang belum tentu bisa menyelesaikan permasalahan kita semua, tetapi memang uang memudahkan segalanya. Jika kita (pribadi, perusahaan, produk, sistem dan strategi ) memiliki kualitas yang baik, dengan sendirinya uang akan menghampiri kita melalui berbagai hal, seperti : bantuan pemerintah, investor perorangan, keuntungan perusahaan, peminjaman pribadi atau lembaga keuangan, dll.

Jika kita memiliki kualitas sistem manajemen dan strategi perusahaan yang baik, maka anda hanya butuh modal “ Proposal ” untuk mencari dana. Proposal merupakan master plan dan company profile yang anda tunjukan kepada calon investor. Dari proposal inilah gambaran seluruh operasional perusahaan anda terlihat, baik itu sejarah dan laporan operasional maupun perencanaan perusahaan kedepan.
Semua sumber dana, baik itu perorangan maupun kelembagaan sangat membutuhkan proposal dalam menganalisa layak atau tidaknya usaha tersebut. Isi dari sebuah proposal pada umumnya terbagi dalam 4 bagian :

1. Rencana Organisasi ( apa dan siapa perusahaan kita )
2. Strategi Pemasaran ( bagaimana perusahaan mencapai konsumen )
3. Analisa Keuangan ( bagaimana keuntungannya )
4. Pendukung ( bagaimana kualitas owner atau pengelola )

Data – data yang disajikan haruslah bersifat real atau yang sebenarnya, karena ini merupakan panduan kita dalam menjalankan operasional perusahaan. Jika kita melebihkan anggaran kebutuhan, maka tanggung jawab pengembalian tidak dapat terpenuhi. Atau jika melebih – lebihkan kekuatan perusahaan, maka akan terjadi permasalahan dalam menerapkan strategi perusahaan. Untuk itu, data – data proposal setiap waktu haruslah diperbaharui sesuai dengan perkembangan perusahaan. Baik itu perubahan anggaran akibat kenaikan harga atau perubahan strategi pemasaran akibat evaluasi kinerja.

FAKTOR EKSTERNAL
Pasar / Konsumen

Yang termasuk dalam pasar adalah konsumen dan bagian – bagiannya ( distributor, importir, pedagang kecil, dll ). Untuk itu, informasi mengenai pasar harus dapat kita peroleh sebaik – baiknya. Karena untuk dapat memenuhi permintaan pasar, sebelumnya kita harus dapat mengetahui kebutuhan akan pasar tersebut. Selain itu juga, kebutuhan akan bahan baku dapat kita antisipasi sebaik mungkin, demi menjaga kelancaran pemasaran produk.

Informasi mengenai kebutuhan pasar tersebut, dapat kita diperoleh melalui internet, media massa, berkunjung langsung, pameran, diskusi/seminar, dll. Informasi ini bermanfaat untuk mengantisipasi perubahan pasar, agar produk kita dapat bertahan dengan melakukan pengembangan – pengembangan atau juga informasi ini dapat dijadikan suatu peluang dalam memasarkan produk perusahaan.

Prilaku pasar / konsumen merupakan bahan pertimbangan dalam menerapkan strategi perusahaan. Prilaku ini dapat berubah akibat beberapa faktor :
a. Isu atau kabar yang berpengaruh.
b. Adanya perubahan kebijakan pemerintah.
c. Perkembangan gaya hidup.
Jika kita dapat mengetahui arah dan prilaku pasar, maka akan semakin memudahkan kita dalam menerapkan strategi – strategi pemasaran. Untuk itu, penting sekali bagi kita dalam membaca atau mengetahui keinginan dan kebutuhan konsumen/pasar.